Am plătit cel mai scump
pentru lipsa sistemelor.
De asta știu să le construiesc.

Am intrat prima dată cu 35% într-o firmă de curierat. Inițial am convenit să ajut vânzările — și în scurt timp am adus unul dintre cele mai eficiente contracte ale firmei. Am participat și la obținerea unui proiect pe fonduri europene de 750.000 EUR. Părea o oportunitate clară. Am acceptat fără să solicit altceva decât bilanțul și balanța contabilă.

Prima lecție dureroasă: datele contabile nu îți arată ce se întâmplă cu adevărat în firmă. Contabilul lucrează cu actele pe care administratorul i le oferă — el nu cunoaște activitatea reală din firmă. Nu îți arată că fostul administrator nu înregistrase datorii de ~400.000 EUR. Nu îți arată că echipa pe care o preiei a funcționat ani de zile cu propriile reguli și nu are niciun interes să se schimbe.

Am preluat 85% din acțiuni în februarie 2024. Crezând că știu în ce intru. Nu știam.

Echipa pe care am găsit-o era formată din oameni cu ani de experiență în firmă. Le-am dat autoritate și spațiu. Credeam că asta e respectul față de experiența lor.

În ședințe, managerul operațional îmi spunea: "X nu-și face treaba." Eu întrebam: "Arată-mi cifrele." Nu exista nicio cifră. Nimic. Totul era opinie și ierarhie — nu date.

Când am decis să monitorizez personal performanța, am găsit că un teamleader cu experiență în curierat era la 50% din performanța unor colegi aduși de mai puțin de 2 luni. De ce? Munca lui o delega colegilor din subordine și pleca acasă la jumătate de program. Nimeni nu mi-a spus. Nimeni nu putea — pentru că nu exista niciun sistem care să arate asta.

În același timp, persoana responsabilă de contabilitatea primară — care încasa rambursurile de la curieri, avea acces la bancă și la documente sensibile, și care ar fi trebuit să fie mâna mea dreaptă — a format o echipă cu managerul operațional împotriva deciziilor mele. Mereu încercau să mă convingă că deciziile luate pe baza cifrelor nu sunt conforme cu realitatea din teren.

Parțial aveau dreptate — cifrele trebuie înțelese în context. Sunt oameni care fac munci mai grele și nu pot atinge același target, iar sistemul trebuie adaptat. Dar ei nu doreau adaptare — doreau să rămână singurii care iau decizii, pe baza experienței lor, fără transparență și fără responsabilitate măsurabilă. Intram în curtea lor și asta nu le convenea.

Între timp, ascundeau activ că aveam curieri care furau rambursuri. Banii nu ajungeau la firmă. Raportarea zilnică nu exista. Eu aflam cu săptămâni întârziere, dacă aflam.

I-am dat afară pe amândoi. Dar procesul a durat 9-10 luni. 9-10 luni în care firma a pierdut bani, timp și credibilitate.

Proiectul de 750.000 EUR pe fonduri europene exista înainte să preiau controlul firmei. Eu l-am implementat. Dar echipamentele achiziționate au fost alese de fostul administrator — nu de mine. Am fost obligat să le pun în funcțiune, chiar dacă o parte din ele ne-au încurcat operațional mai mult decât ne-au ajutat.

Problema reală: firma avea un cifră de afaceri de 425.000 EUR și un proiect de 750.000 EUR. 75% erau fonduri europene, 25% trebuia să vină de la firmă — adică un credit punte. Firma nu era pregătită financiar pentru asta. Fără o analiză financiară corectă — alta decât cea contabilă — este imposibil să vezi că nu ai cum să susții un proiect atât de mare. Dintr-un simplu P&L nu se vede că firma nu are capacitatea să absoarbă diferența. Orice proiect accesat pe fonduri europene este binevenit, dar trebuie foarte bine gândit înainte să îl accesezi.

Legea spunea că rambursarea trebuie să vină în 30 de zile de la cerere. Banii au venit cu 7 luni întârziere. Timp în care am plătit doar dobânzi la creditul punte: 60.000–70.000 EUR.

Firmă care nu mai putea respira. Am investit tot ce economisisem. Am creat evaluări lunare. Nu am văzut la timp că de fapt lucram pentru bănci și instituțiile statului.

Greșelile mele din acea perioadă: nu am actualizat prețurile de frica de a pierde clienții. Nu am căutat un investitor la timp. Nu am pus sisteme de evaluare clare suficient de repede.

Banca a retras susținerea. Și îmi place o zicală care descrie perfect situația: "Banca îți oferă o umbrelă când e soare afară și ți-o ia când plouă." Am suspendat activitatea. Din scurt. De azi pe mâine.

În perioadele grele, am căutat răspunsuri. Am investit în cursuri, coaching, mentori. Am dat 30.000 EUR pe un program de coaching cu un consultant de top din România.

Nu regret. Am luat lucruri importante — sistemul de responsabilități, sistemul de evaluare, înțelegerea că trebuie să construiesc un sistem care să funcționeze fără mine. Lao Tzu spunea: "Un lider este cel mai bun când oamenii abia îl observă. Când munca e gata, vor spune: am făcut-o noi înșine." Asta am înțeles că trebuie să construiesc.

Dar am descoperit ceva ce niciun curs nu ți-l spune direct: sfaturile bune dintr-un sistem generic nu se aplică automat în firma ta. Unele recomandări erau corecte în teorie și imposibile în realitatea mea concretă. Altele presupuneau resurse pe care nu le aveam.

Nimeni nu s-a așezat cu mine să înțeleagă exact cum funcționează firma mea, cine sunt oamenii mei, ce sisteme am sau nu am, și abia apoi să construim ceva.

Încă din 2024, venind din vânzări unde imaginea contează enorm, am realizat că firma trebuie să arate ce face cu adevărat. Logo-ul, motto-ul și site-ul nu reflectau munca grea pe care o depuneau colegii zilnic. Așa am ajuns să investim într-un manual de brand și un site nou — și a apărut motto-ul "Livrăm de azi pe azi."

După suspendarea activității, m-am îndreptat către AI. Și totul s-a schimbat.

Am construit dashboard operațional, sistem de pontaj, raportare zilnică automată, HR automatizat — tot ce îmi lipsise ani de zile. Am făcut cu câteva sute de lei ceea ce mă costase mii de euro să încerc să implementez altfel. Și funcționa.

Firma a redevenit operațională — cu 2 oameni la început, 8 acum. A intrat un investitor nou. Firma a primit un nou nume și a pornit de la zero.

Și atunci mi-am dat seama: dacă eu am reușit să construiesc asta singur, trecând prin tot ce am trecut, sigur mai sunt în piață mulți antreprenori ca mine. Oameni care muncesc din greu, fără sistemele potrivite. Când ești în impas, nimeni nu îți spune exact ce să faci și în ce direcție să mergi. Te uiți la soluții — dar costă mii și mii de euro. Eu știu că se poate altfel.